Translate

Wednesday 12 April 2017

Formulir yang Digunakan oleh Seorang Porter Di Hotel



1.     
       Luggage Tag (arrival dan departure baggage claim)
Kartu ini terdiri dari  dua bagian, atas dan bawah. Bagian atas akan digantungkan pada barang bawaan tamu, sedangkan bagian bawah akan diberikan kepada tamu sebagai bukti kepemilikan barang tersebut.

Bagian atas dari Luggage Tag
Bagian name diisi dengan nama tamu yang dating, room diisi dengan nomer ataupun nama ruangan yang akan ditempati oleh tamu tersebut, luggage diisi dengan nama barang bawaan tamu atau mengisi tanda pada kotak sesuai dengan bawaan tamu.

Bagian bawah dari Luggage Tag
Bagian bawah ini akan diberikan kepada tamu yang diisi sesuai dengan isian luggage di atas.
2.  
   Bellboy/bellman errand card
Formulir atau kartu ini digunakan oleh bellboy atau bellman untuk mencatat segala aktivitas  yang berhubungan dengan penanganan barang bawaan tamu sejak tamu tiba, selama tinggal jika terjadi perpindahan kamar, dan ketika tamu meninggalkan  hotel. Kartu yang sudah diisi segera dilaporkan kepada bell captain untuk selanjutnya dimasukan dalam bellboy control sheet.
Pada bagian bellman diisi dengan nama bellman yang menangani barang tamu tersebut, bagian room no diisi dengan nomer ruangan tamu yang memiliki barang-barang tersebut, bagian date diisi dengan tanggal, bagian guest name diisi dengan nama tamu yang memiliki barang-barang tersebut. Pada bagian bertuliskan arrival,departure, dan room change diisi sesuai dengan keadaan tamu yang berangkat, tiba, ataupun pindah kamar, lalu pada bagian table diisi jumlah sesuai dengan barang bawaan tamu. Dan pada bagian bawah diisi keterangan nama bellman yang menangani bawaan tamu dan bellcaptain.
3.    
       Bellboy/bellman control sheet
Bellboy/bellman control sheet adalah formulir atau kartu pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama menangani barang bawaan tamu saat tiba, pindah kamar, atau berangkat meninggalkan hotel. Formulir ini berdasarkan dari data bellboy errand card.

Pada bagian bell captain diisi dengan nama bell captain, bagian date diisi dengan tanggal pengisian data control sheet, pada bagian shift diisi dengan waktu di mulainya bell captain mengawasi bellman dan up to diisi dengan waktu selesainya jam kerja bell captain mengawasi kegiatan bellboy. Sedangkan pada room no diisi dengan nomer kamar tamu yang barang-barangnya ditangani, bellboy no/name diisi dengan nama bellboy yang menangani barang-barang bawaan tamu, pada arr, dept, dan room change diisi sesuai dengan keadaan tamu jika tamu tiba diisi tanda pada arr , jika tamu berangkat diisi tanda pada dept dan jika tamu pindah kamar diisi tanda pada room change. Pada bagian tame diisi dengan waktu penerimaan barang dengan mengisi jam di bagian table yang bertuliskan last sedangkan pada bagian return diisi dengan waktu pengembalian barang. Dan pada no luggage diisi berapa banyak barang bawaan tamu yang dititipkan atau ditangani.
4.     
    Errand Control Sheet
Kartu atau formulir ini digunakan bell captain untuk mengawasi seluruh kegiatan bellman selama bertugas. Dengan memantau formulir ini, bell captain dapat mengevaluasi kinerja dari bellman serta dapat memonitor petugas yang menangani masing-masing barang.

Pada bagian bell captain diisi dengan nama bell captain yang bertugas, bagian day diisi dengan tanggal dan hari pengisian errand control sheet, shift diisi dengan waktu mulainya bell captain mengisi dan bagian up to diisi dengan waktu bell captain selesai mengisi errand control sheet. Pada bagian table yang bertuliskan dengan room no diisi dengan nomer kamar tamu yang barang-barangnya ditangani, clerk’s nomer dan name diisi dengan nomer dan nama petugas yang menangani barang bawaan tamu. Pada bagian yang bertuliskan time diisi dengan waktu pengembalian dan penerimaan barang tamu yaitu pada last dengan waktu penerimaan barang dan return diisi waktu pengembalian barang tamu. Pada bagian description diisi dengan status barang tamu tersebut, pada bagian bell captain diisi dengan nama bell captain yang bertugas mengisi errand control sheet, dan yang terakhir remark diisi keterangan barang tamu atau titipan barng tamu di hotel.
5. 
     Baggage Claim Check
Baggage claim check adalah kartu tanda bukti penitipan barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang penitipan barang (luggage store). Kartu ini memuat dua bagian, bagian depan berisikan informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang yaitu: Hotel tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan barangbarang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak bertanggung jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses penyimpanan. Pemilik barang akan menanggung seluruh resiko yang disebabkan oleh api, air dan kecurian dll. Hotel akan menjaga barang tamu di lingkungan hotel, barang akan diberikan dengan menunjukan ini.

Pada baggage claim check ini pada bagian kiri yang bertuliskan no diisi dengan nomer baggage claim check , pada bagian yang bertuliskan date diisi dengan tanggal baggage itu diisi , pada bagian yang bertuliskan room no diisi dengan nomer ruangan tamu yang barangnya di tangani oleh bellman dan pada bagian bawah akan diisi jumlah barang bawaan tamu sesuai dengan nama barang bawaan tamu. Sedangkan bagian sisi kanan adalah ketentuan hotel itu sendiri, serta pengisianya sesuai denga kebijakan dan SOP hotel itu sendiri.
6.      Luggage room book
Luggage room book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (lugage store). Buku ini digunakan untuk
mencatat seluruh barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada baggage claim check (kartu penitipan barang).

Pada bagian table yang bertuliskan guest name diisi dengan nama tamu yang menitipka barang bawaannya , room no diisi dengan nomer ruangan yang di tempati oleh tamu tersebut, bagian no of pcs of luggage diisi dengan jumlah barang bawaan tamu yang dititipkan, pada serial no diisi dengan nomer seri luggage, pada bagian yang berisikan description diisi dengan keterangan jumlah barang bawaan tamu. Pada bagian yang bertuliskan received akan diisi tanggal penerimaan titipan barang tamu pada date dan pada by oleh penerima titipan tamu tersebut, sedangkan pada delivered akan diisi tanggal di sampaikanya barang bawaan tamu yang dititipkan pada date dan diisi nama penyampai atau pemberi barang titipan tamu. Yang terakhir sign diisi dengan tanda sesuai dengan kebijakan hotel ataupun sop pada hotel yang bersangkutan.

No comments:

Post a Comment