1.
Luggage
Tag (arrival dan departure baggage claim)
Kartu
ini terdiri dari dua bagian, atas dan
bawah. Bagian atas akan digantungkan pada barang bawaan tamu, sedangkan bagian
bawah akan diberikan kepada tamu sebagai bukti kepemilikan barang tersebut.
Bagian
atas dari Luggage Tag
Bagian
name diisi dengan nama tamu yang dating, room diisi dengan nomer ataupun nama
ruangan yang akan ditempati oleh tamu tersebut, luggage diisi dengan nama
barang bawaan tamu atau mengisi tanda pada kotak sesuai dengan bawaan tamu.
Bagian bawah dari Luggage Tag
Bagian
bawah ini akan diberikan kepada tamu yang diisi sesuai dengan isian luggage di
atas.
2.
Bellboy/bellman
errand card
Formulir
atau kartu ini digunakan oleh bellboy atau bellman untuk mencatat segala
aktivitas yang berhubungan dengan
penanganan barang bawaan tamu sejak tamu tiba, selama tinggal jika terjadi
perpindahan kamar, dan ketika tamu meninggalkan
hotel. Kartu yang sudah diisi segera dilaporkan kepada bell captain
untuk selanjutnya dimasukan dalam bellboy control sheet.
Pada
bagian bellman diisi dengan nama bellman yang menangani barang tamu tersebut,
bagian room no diisi dengan nomer ruangan tamu yang memiliki barang-barang
tersebut, bagian date diisi dengan tanggal, bagian guest name diisi dengan nama
tamu yang memiliki barang-barang tersebut. Pada bagian bertuliskan
arrival,departure, dan room change diisi sesuai dengan keadaan tamu yang
berangkat, tiba, ataupun pindah kamar, lalu pada bagian table diisi jumlah
sesuai dengan barang bawaan tamu. Dan pada bagian bawah diisi keterangan nama
bellman yang menangani bawaan tamu dan bellcaptain.
3.
Bellboy/bellman
control sheet
Bellboy/bellman
control sheet adalah formulir atau kartu pengawasan yang digunakan oleh bell
captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama menangani barang bawaan tamu
saat tiba, pindah kamar, atau berangkat meninggalkan hotel. Formulir ini
berdasarkan dari data bellboy errand card.
Pada
bagian bell captain diisi dengan nama bell captain, bagian date diisi dengan
tanggal pengisian data control sheet, pada bagian shift diisi dengan waktu di
mulainya bell captain mengawasi bellman dan up to diisi dengan waktu selesainya
jam kerja bell captain mengawasi kegiatan bellboy. Sedangkan pada room no diisi
dengan nomer kamar tamu yang barang-barangnya ditangani, bellboy no/name diisi
dengan nama bellboy yang menangani barang-barang bawaan tamu, pada arr, dept,
dan room change diisi sesuai dengan keadaan tamu jika tamu tiba diisi tanda
pada arr , jika tamu berangkat diisi tanda pada dept dan jika tamu pindah kamar
diisi tanda pada room change. Pada bagian tame diisi dengan waktu penerimaan
barang dengan mengisi jam di bagian table yang bertuliskan last sedangkan pada
bagian return diisi dengan waktu pengembalian barang. Dan pada no luggage diisi
berapa banyak barang bawaan tamu yang dititipkan atau ditangani.
4.
Errand
Control Sheet
Kartu
atau formulir ini digunakan bell captain untuk mengawasi seluruh kegiatan
bellman selama bertugas. Dengan memantau formulir ini, bell captain dapat
mengevaluasi kinerja dari bellman serta dapat memonitor petugas yang menangani
masing-masing barang.
Pada
bagian bell captain diisi dengan nama bell captain yang bertugas, bagian day
diisi dengan tanggal dan hari pengisian errand control sheet, shift diisi
dengan waktu mulainya bell captain mengisi dan bagian up to diisi dengan waktu
bell captain selesai mengisi errand control sheet. Pada bagian table yang
bertuliskan dengan room no diisi dengan nomer kamar tamu yang barang-barangnya
ditangani, clerk’s nomer dan name diisi dengan nomer dan nama petugas yang
menangani barang bawaan tamu. Pada bagian yang bertuliskan time diisi dengan
waktu pengembalian dan penerimaan barang tamu yaitu pada last dengan waktu
penerimaan barang dan return diisi waktu pengembalian barang tamu. Pada bagian
description diisi dengan status barang tamu tersebut, pada bagian bell captain
diisi dengan nama bell captain yang bertugas mengisi errand control sheet, dan
yang terakhir remark diisi keterangan barang tamu atau titipan barng tamu di
hotel.
5.
Baggage Claim Check
Baggage claim check adalah kartu tanda
bukti penitipan barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang
penitipan barang (luggage store). Kartu ini memuat dua bagian, bagian depan
berisikan informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan
bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan
informasi pengambilan barang yaitu: Hotel tidak bertanggung jawab terhadap
kehilangan barangbarang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak
bertanggung jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses penyimpanan.
Pemilik barang akan menanggung seluruh resiko yang disebabkan oleh api, air dan
kecurian dll. Hotel akan menjaga barang tamu di lingkungan hotel, barang akan
diberikan dengan menunjukan ini.
Pada baggage claim
check ini pada bagian kiri yang bertuliskan no diisi dengan nomer baggage claim
check , pada bagian yang bertuliskan date diisi dengan tanggal baggage itu
diisi , pada bagian yang bertuliskan room no diisi dengan nomer ruangan tamu
yang barangnya di tangani oleh bellman dan pada bagian bawah akan diisi jumlah
barang bawaan tamu sesuai dengan nama barang bawaan tamu. Sedangkan bagian sisi
kanan adalah ketentuan hotel itu sendiri, serta pengisianya sesuai denga
kebijakan dan SOP hotel itu sendiri.
6. Luggage
room book
Luggage room book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara
milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (lugage
store). Buku ini digunakan untuk
mencatat
seluruh barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu.
Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang
terdapat pada baggage claim
check (kartu
penitipan barang).
Pada
bagian table yang bertuliskan guest name diisi dengan nama tamu yang menitipka
barang bawaannya , room no diisi dengan nomer ruangan yang di tempati oleh tamu
tersebut, bagian no of pcs of luggage diisi dengan jumlah barang bawaan tamu
yang dititipkan, pada serial no diisi dengan nomer seri luggage, pada bagian
yang berisikan description diisi dengan keterangan jumlah barang bawaan tamu.
Pada bagian yang bertuliskan received akan diisi tanggal penerimaan titipan
barang tamu pada date dan pada by oleh penerima titipan tamu tersebut,
sedangkan pada delivered akan diisi tanggal di sampaikanya barang bawaan tamu
yang dititipkan pada date dan diisi nama penyampai atau pemberi barang titipan
tamu. Yang terakhir sign diisi dengan tanda sesuai dengan kebijakan hotel
ataupun sop pada hotel yang bersangkutan.
No comments:
Post a Comment